プロジェクトを始める時、私はどのような作業が必要なのか洗い出す。この時に役立つのが過去のプロジェクト使ったWBS。
組織的にあらゆるプロジェクトからWBSテンプレートにフィードバックしている組織は素晴らしい。
フォトアレックス・ジョーンズのUnsplash
自分ひとりが遂行するプロジェジェクトは年に一件か二件だが組織全体では数十のプロジェクトが実施されているはずだ。そのすべてのプロジェクトから知恵を集められる。
そのような組織でプロジェクトマネージャをすると私は安心だ。逆に、組織レベルで活動をしていないようなところで働く時はこのWBSで本当に大丈夫かどうか不安な気持ちに私はなる。
皆さんの組織ではどうだろうか？
今回の記事では以下のことについて書いている。
ココがポイント
・WBSテンプレートをナレッジの蓄積に利用する
目次【本記事の内容】
- 1.WBSテンプレートをナレッジの蓄積に利用する
- 1-1.WBSテンプレートが無いプロジェクトの悲劇
- 1-2.WBSテンプレートはあるが、PDCAされない組織の悲劇
- 1-3.WBSテンプレートにナレッジを蓄積する
- 2.まとめ
WBSテンプレートをナレッジの蓄積に利用する
WBSテンプレートが無いプロジェクトの悲劇
プロジェクトマネージャに任命されたら何をするか？
まず、プロジェクト計画書を作成する。
プロジェクト計画書を作成するためには何をするか？
私はWBSを作成する。このプロジェクトではどのような事をしなければならないのか作業のリストだ。
これに漏れが有ると、スケジュールが遅れたりコストオーバーになったりトラブルの元である。
ということでみんなが困るから普通の組織だとWBSテンプレートがある。
しかし、これだけプロジェクトマネジメントの重要性が叫ばれて暫く経つ。数十年たっているはずだ。
でも組織異動するとWBSテンプレートが無い組織がある。
そうすると0からWBSを作って行かなければならない。はっきり言って抜け漏れがないWBSを作成できるとは私は思えない。
WBSテンプレートはあるが、PDCAされない組織の悲劇
さて、あなたが組織異動したとしよう。初めてプロジェクトマネージャの仕事をする時にどうするか？
そうですね。WBSテンプレートが有るかどうか探しますね。
あなたはめでたくテンプレートを見つけることが出来た！そこで安心してはいけません。
テンプレートファイルの更新日時を見てみましょう。数年前ということはザラにあります。
一度作ったはいいが、それから全然PDCAで運用されていない。そんなWBSテンプレートを信頼できるだろうか？
私だったら信用しませんね。そのテンプレートを使って失敗したプロジェクトはきっとあるはず。このWBSには抜け漏れがきっとある。
そういうふうに疑って周りの人にヒアリングしながらWBSを検討しますね。
WBSテンプレートにナレッジを蓄積する
自分が担当していたプロジェクトが終わる。するとそのプロジェクトで得た成果や反省があります。
プロジェクトの終了報告会を義務付けてやっているプロジェクトは多いと思います。
でも反省内容を成果物テンプレートに反映したかまでチェックしている組織はありますか？
なんか有耶無耶になって新しいく始めたほうのプロジェクトが忙しいからって理由で放置している。そんな組織が多いのでは？
漏れていた作業をWBSテンプレートに反映する。
「この作業が漏れていたことでこんな問題点があったから作業を追加した」
という理由も追加して改定していくとそれはナレッジになる。
組織全体でそういう事をしているとナレッジがどんどん蓄積されていく。
そういう組織でプロジェクトマネジャーをするのなら私は安心して仕事ができる。
まとめ
さて、未だにWBSのテンプレートを持っていないという方は以下のリンクからダウンロードしてみてほしい。
私の仕事がシステム開発なのであなたの仕事にはマッチしないかもしれない。
その場合は過去にWBSを作っていないかどうかを探して、自分がテンプレートを作成する最初の一歩を踏み出してもらえればと思う。